Spend bygger i grunden på en överenskommelse mellan Film i Väst och filmens producent om att en viss summa pengar ska spenderas i Västra Götaland under produktionens gång. Detta sker genom inköp av varor och tjänster i Västra Götaland. Det ligger i Film i Västs uppdrag att som ett bolag ägt av Västra Götaland se till att de investerade pengarna som ursprungligen består av skattemedel återförs till regionen och kommer regionens invånare till del genom skapande av arbetstillfällen.

Vad är spend?

Spenden delas in i tre kategorier:

1. Löner till anställda

Alla anställda som går på lön i produktionen och som varit folkbokförda i VG sedan 1 november året innan produktionsåret är att betrakta som spend. Deras eventuella traktamente likaså. Se mer om undantag och detaljer under rubrikerna ”Löner” samt ” Hur blir det om en produktion löper över två år?”

2. Produktionsrelaterade varor/tjänster.

Varor och tjänster som är film-/TV-specifika.
Exempel: Arvoden för producent, manus, regi, fotograf, ljudpersonal, skådespelare, DIT, elektriker/ljussättare, scenograf, snickare, postproduktion (klipp, VFX, grading, ljudläggning, eftersynk, tramp, slutmix), maskör/sminkör samt kostymör, rollsättare, kompositör, specialeffekter, stunt, vapenexpert, steadicam-operatör, passare mm samt utrustning som dessa utövare inom respektive område använder samt studiohyra.
Då gäller: På fakturan bör det stå vilka som utfört arbetet på bolaget, samt deras personnummer och folkbokföringsadress – för att underlätta revisorns granskning.
Läs mer under rubriken ” Om en frilansande filmarbetare bor utanför VG men har ett registrerat bolag med sätesadress inom VG – är hen då spend? ”
För teknikbolag gäller ytterligare regler se nedan under rubriken ”Vad krävs för att tekniken jag hyr av ett teknikbolag i VG är att betrakta som spend?”

3. Ej direkt produktionsrelaterade varor/tjänster.

Varor och tjänster som inte är film/TV-specifika
Exempel: Hotell & boende, catering, zip-up torn, kranar, telefoni, hyrbilar, taxi, bensin, rekvisita, kostym, kemtvätt, städning, elkostnader, hyra av produktionskontor och inspelningsplatser, sjukvård, parkeringstillstånd, försäkringar, arvode till stillbildsfotograf, juristtjänster med mera. (Dessa varor och tjänster används i många andra branscher men behövs också i en film/TV-produktion).
Då gäller: Det ska tydligt framgå att varan/tjänsten är omsatt i VG – fakturorna ska specificera att hyran/inköpen osv skett hos bolag med fast driftställe i VG. 

Spendrapport

Producenten ska efter avslutad produktion lämna en rapport över de kostnader i Västra Götaland (VG) som utgör giltig spend.
Spendrapportens riktighet ska intygas av producenten som ska signera den. Det är produktionsbolagets revisor som ska intyga redovisad spend i Västra Götaland och därmed den som ställer krav på de underlag som krävs för hens granskning och intyg.
Det är upp till varje produktion hur spendrapporten och underlagen ska se ut men de ska tydligt visa för revisorn vilka summor som är spenderade i VG. Den ska även innehålla en sammanräkning av det totalt spenderade beloppet. I många ekonomisystem /bokföringsprogram kan man skapa en rapport genom att ge spendkostnader i Västra Götalands en egen kod i budgeten.
Revisorn kan använda sig av den mall som Film i Väst tagit fram för detta ändamål: ”Granskning av Spend – revisorsintyg”. (Mall för detta intyg finns här.)

Tips till produktionen för att underlätta revisorns spendgranskning                                                     

När det gäller teamet är det viktigt att de anställdas personnummer är tydligt angivna på underlagen.
För att produktionsrelaterade tjänster ska räknas som giltig spend i VG ska inköpen göras från företag som har säte/fast driftställe och tillsvidareanställd personal (minimikrav motsvarande minst en heltidstjänst) i VG. Köps en tjänst ska den/de som utför tjänsterna vara folkbokförda i VG.
För produktionsrelaterade tjänster som faktureras ska både företagets organisationsnummer och personnummer samt folkbokföringsadress på samtliga som utfört tjänsten vara angivna på tex fakturan för att revisorn ska ha möjlighet att granska om personerna som engagerats för uppdraget räknas som spend.

Löner

Alla anställda som går på lön i produktionen och som varit folkbokförda i VG sedan 1 november året innan produktionsåret är att betrakta som spend. Deras eventuella traktamente likaså. Läs mer om detta här:

FAQ

Hur blir det om en produktion löper över två år?

Exempel: Kalle arbetar som B-ljud och flyttar till, och folkbokför sig i, VG i mars 2016. Han anställs på en produktion som börjar i december 2016 och pågår till mars 2017. Lönen för december 2016 räknas inte som spend (då skulle han ha varit skriven i VG 1 nov 2015), men lön för tiden efter 1 januari 2017 blir spend då han var skriven i VG 1 nov 2016.
Undantag: Om producenten vid redovisningen av spendrapporten kan påvisa att en person som folkbokförts i VG efter den 1 nov föregående år har flyttat hit permanent och fortfarande är folkbokförd den 1 november beskattningsåret i fråga, kan revisorn eventuellt godkänna även denna person som spend.

Vad behöver man tänka på kring produktionsrelaterade tjänster?

Om produktionen köper in film-/TV-relaterade tjänster som postproduktion, stunt, aircams etc av leverantör i VG kan producenten se till att det anges på fakturan vilka som utfört arbetet på bolaget, samt deras personnummer och folkbokföringsadress – för att underlätta revisorns granskning. (För inspelningsteknik, se nedan).

Vad krävs för att tekniken jag hyr av ett teknikbolag i VG är att betrakta som spend?

För de bolag som i huvudsak hyr ut filmteknik så som kamera- och ljus/ljudutrustning, men som har sitt moderbolag utanför Västra Götaland gäller följande: Bolaget ska ha sitt säte/fasta driftställe i VG och ha tillsvidareanställd personal som är folkbokförd i VG -motsvarande minst en heltidstjänst.

Vad gäller inspelningar med avtal signerade från 1 januari 2019 och framåt så utökar vi nu kraven – utöver det att bolaget ska generera minst en tjänst motsvarande en heltid ska även den (eller de personerna) arbeta med tekniken på plats i företagets lokaler med ”full kontorstid” måndag – fredag (denna resurs kan inte vara uthyrd till produktionerna samtidigt, då genereras värdet i produktionen och inte i teknikbolaget).

Detta gäller alltså inte de frilansande filmarbetare som i sitt bolag även hyr ut utrustning till produktioner – så länge frilansarna är folkbokförda i Västra Götaland räknas deras utrustning som spend. Godkända teknikbolag VG-spend:

• Godkända teknikbolag som Västra Götaland spend
  (enligt punkt 4 i revisorsmallen för granskning av spend)
  • Gothenburg Storyline Studios AB – från 181212
  • Ljud & Bildmedia Väst AB – från 181217
  • Kamerauthyrningen Sweden AB (ej godkänd sedan 241111)

Om vi anställer en frilansare med eget AB som hen är ensam ägare av och löntagare i. Måste frilansaren då arbeta 100 % i produktionen för att vi ska kunna tillgodoräkna dessa tjänster som spend?

Frilansarens tjänster räknas som spend de dagar hen arbetat för produktionen. Det viktiga är att frilansaren som person skattar i VG för den lön hen tar ut ur bolaget.

Om en frilansande filmarbetare med AB bor/är folkbokförd utanför VG men har ett registrerat bolag med säte inom VG – är hen då spend?

Nej, spenden handlar om pengarna ska tillbaks in i VG. Bolagsskatten är statlig (dvs gagnar inte regionen.) Filmarbetaren skattar de pengar hen tar ut i lön i det kommun där denne bor/är folkbokförd.

Om en frilansare som är folkbokförd i VG fakturerar via ett faktureringsbolag (ex. Frilans Finans) eller har en agent som har sitt säte utanför VG – är frilansarens arvode då att betrakta som spend?

Jadå, pengarna skattas i VG – men se till att faktureringsbolaget på sin faktura till er uppger löntagarens namn och personnummer.

Vad gäller kring varor/tjänster som bensin eller hyra/inköp av varor från Stavdal, Cramo, Securitas, H&M etc, alltså bolag med säte utanför VG?

Dessa hör till kategori 3 – ”icke-produktionsrelaterade varor/tjänster” dvs de är inte filmspecifika. Då gäller följande:
Det ska tydligt framgå att varan/tjänsten är omsatt i VG – fakturorna ska specificera att hyran/inköpen osv skett hos bolag med fast driftställe i VG.

Om man köper porto eller kontantkort till telefoner i VG?

Kategori 3 – Räknas som spend, precis som ovan.

Vad gäller kring obemannade bensinstationer?

Det räknas det som spend förutsatt att kvittot/fakturan visar att bensinen är tankad i VG.

Vad gäller om produktionen har handlat något i en butik i VG, men när fakturan kommer står det Stockholm på den?

Revisorn kan inte godkänna detta som spend om inte produktionen kan styrka att köpet skedde i VG. För att det ska räknas som spend är det produktionens ansvar att be företagen att specificera inköpsställe på orderbekräftelsen eller följesedeln när varan/tjänsten köps in eller på fakturan innan den skickas ut.

Resor då? Vad gäller där?

Resor hör också till kategori 3 ”icke-produktionsrelaterade tjänster”, men grundregeln är att resor för team och skådespelare inte är spend. Tåg och flygresor sker oftast utanför VG, vilket gör att pengarna inte omsätts i VG.

Undantag:
Resor med bolag som har sitt säte i VG, t.ex. Västtrafik, taxibolag o.s.v. Hyra av bussar från bussbolag med säte i VG. Däremot kan produktionen, om den använder en resebyrå som har sitt säte i VG, tillgodoräkna sig den avgift som resebyrån lägger på sin tjänst – den s.k. ”feen” räknas då som spend.

Tidigare kunde man räkna Golden Air och 10 % av SJ:s resor som spend…

Golden Air har blivit uppköpt av BRA flyg, som har sitt säte utanför VG. Därför är detta inte längre aktuellt att räkna som spend. 10 % på SJ var en gammal praxis men eftersom SJ:s säte ligger utanför VG kan dessa kostnader inte räknas som spend.

Hur fungerar det med hyrbilar?

Bilhyra räknas som kategori 3 – ”icke produktionsrelaterade varor/tjänster” förutsatt att företaget du hyr av har fast driftställe i VG. Då behöver du bara uppvisa en faktura som bevisar att varan/tjänsten är omsatt i VG.

Alkohol då?

Nej, alkohol kan inte räknas som spend, oavsett var den är inköpt. Film i Västs ägare (Västra Götalandsregionen) har en tydlig policy vad gäller just alkohol.

Böter på bilar felparkerade i VG (eller fortkörningsböter)?

Nej – inte ens om parkeringsbolaget som utfärdat dem har sitt säte i VG. Böter anser vi inte höra till vare sig kategorin ”varor” eller ”tjänster”

Om produktionen hyr en sommarstuga i VG och betalar locationhyra för den, men ägaren är folkbokförd utanför VG?

Då räknas det inte som spend eftersom pengarna hamnar utanför VG.

Kan moms någonsin räknas som spend?

Det korta svaret är nej. Moms är en statlig skatt så det kan inte bli spend i Västra Götaland och man kan också tänka på att en budget eller en spendbudget aldrig innehåller moms.

Vad gör vi om vi trots detta har frågor kring vad som är godkänd spend?

Skulle det vara fallet är ni naturligtvis välkomna att vända er direkt till oss på Film i Väst.

Kontakta produktionsrådgivare Christina Bredelius, christina.bredelius@filmivast.se